Godt samarbejde, fællesskab og samhørighed over afstand

Samarbejde videndeling og fællesskab kommer ikke af sig selv og vedligeholder ikke sig selv automatisk.  Det fik du sikkert erfaringer med under forrige vinter. Når der arbejdes mere hjemmefra, skal der en ekstra indsats eller rettere ”fokus” til at alle medarbejdere ikke kun fokusere på sig selv og sin nærmeste arbejdsvirkelighed. Vores horisont bliver simpelthen mindre af at vi bevæger os i en mindre cirkle – hvis vi ikke er opmærksomme på at bryde denne tilbøjelighed og også huske at tænke helhed, tænke på tværs, række ud, dele viden og hjælpe hinanden til at trives og lykkes.

Når du leder virtuelt, er ”båndbredden” mindre, fordi vi ikke kan læse hinandens kroppe, vi kan ikke synkronisere fysisk (som mennesker gør når de mødes i en gruppe i et rum). Vi kan ikke læse mikrosignalerne, så det er meget sværere for dig og de du leder få en tydelig fornemmelse af hinanden.  Det betyder du både skal være endnu mere tydeligt beskæftigende, sætte tempoet lidt ned og sætte struktur og form på ”det uformelde” er automatisk sker, når vi mødes med hinanden i et rum. Rum til at se og høre hinanden hele vejen rundt i gruppen. Rum til at socialt ankomme i mødet. Rum til at blive enige om hvad I skal sammen.

Du skal som leder ”eje” alle dele af samarbejde videndeling og fællesskab - som du ønsker skal bliver ved med at eksistere også efter endnu en pandemivinter.

Det kræver noget ekstra af lederen at fastholde godt samarbejde, fællesskab og samhørighed over afstand. Det er ikke dig som leder, der skal gøre alle tingene, men det er dig, der skal sætte dem i gang og følge op på dem. Gør du ikke det, vil afstanden gøre at jeres samarbejde fællesskab og samhørighed langsomt men sikkert smuldrer. Det er ikke til din eller jeres fordel, da vi ved at godt samarbejde, fællesskab og samhørighed styrker den relationelle koordinering, kvaliteten i opgaveløsningen, oplevelse af trivsel og til slut -også hvordan de evaluerer dig som leder.

Kort kan man sige at din opgave er at:

• Italesætte teamet i plenum.
• Skabe rum til at diskutere temaet.
• Sammen med dine selvledere at undersøge hvordan I og de vil møde udfordringen.
• Brug ”breakout” pause – f.eks. to og to til at tale om det I lige har talt om i den store gruppe til at få flere stemmer i spil i gruppemøderne.
• Brug ”breakout”-funktionen i de virtuelle møder til at få flere stemmer og flere spørgsmål og ideer fra deltagerne i spil.
• Sætte initiativer i gang blandt dine selvledere
• Følge op på og evaluere på disse initiativer.
• Husk at skabe plads til det sociale i jeres møder også. (som plejer at komme af sig selv når I mødes fysisk).
• Evaluer dine virtuelle møder. Formuler nogle kriterier for dig selv. F.eks.: hvis du er den eneste der taler, er det ikke et vellykket møde.

Det er ikke det væsentligt at bruge meget tid på disse temaer. Det effektfulde og væsentlige er at du har fokus på disse temaer over tid.

Kendte udfordringer

Det er vigtigt du italesætter disse kendte udfordringer, således at man forstår dem som noget der knytter sig til afstanden og ikke til selvlederen eller dette arbejdsfællesskab. Dermed får man får gjort det til en fælles opgave at møde, hvis man oplever en eller flere af disse kendte udfordringer Samtidig forebygger man at selvledere føler skam hvis eller når de oplever disse udfordringer. Skam er en unødig ekstra belastning som du bør forebygge. Både for den enkeltes trivsels skyld og for at medarbejderen i stedet kan bruge sin energi til at samarbejde og løse opgaver.

De kendte udfordringer ved at blive ledt over afstand er:

• Ensomhed
• Usikkerhed på sig selv i arbejdsfællesskabet.
• Usikkerhed på sig selv i organisationen som helhed.
• Usikkerhed på kvalitet af egne opgaver.
• Usikkerhed på sig selv i forhold til nærmeste leder.

Ekstra Covid-19-Pandemi bekymringer:

• ”Pandemi”-træthed og udmattelse
• Bekymring om eget og andres helbred.
• Bekymringer om egne begrænsninger og muligheder i denne periode.
• Oplevelse af afmægtighed.
• Usikkerhed på fremtidsscenarier for arbejdspladsen og egen arbejdsdag.
• Om samfundets og verdens fremtid.

Ensomhed kan aflæses på samme måde som sult i hjernen. Der er et hormonelt afspejling i hjernen. Hjælp dine selvledere til også at huske helhed og fællesskab – på trods af afstand.

Det I gerne vil fastholde

Her er mulighed for at tale om hvad I gerne vil fastholde fra jeres ansigt til ansigt møder

• Samhørighed
• Samarbejde på kryds og tværs af jeres arbejdsfællesskab.
• God feedback
• Planlagte projekter – der måske skal skydes men som godt kan forberedes.

Det I gerne vil benytte chancen til at udvikle

I jeres fællesskab og samarbejde over afstand har I sammen en perfekt træningsbane til at få øvet nogle nye færdigheder og blive dygtige til forskellige ting. Der er mange muligheder. For det første vil I sammen kunne blive gode til at bruge virtuelle platforme. Og alle er nu ”lige tæt på”.  I vil sammen få erfaringer med gode og knap så gode måder at bruge disse. I vil over tid finde ud af hvordan I også kan fastholde nærhed over afstand. For det tredje kan I udvikle nye måder at arbejde på og finde ud af temaer, der særligt egner sig til at arbejde med fra distance.

• Nye virtuelle færdigheder forankres
• Nye erfaringer med forskellige platforme – erfaringsbase til at vurdere virtuelle platforme.
• Nye mødeformer
• Nye samarbejder og projekter
• Nye nære makkerskaber
• Ny Feedback-kultur over afstand.
• Nye samarbejdsrelationer opbygges.
• Nye ideer til afprøvning

Eksempler fra andre arbejdspladser på handlinger og vaner der fastholder samhørighed og fællesskab på tværs:

• Kollegialt tjekind 10 – 15 min i teamet: Hvad har du gang i i dag?
• I fællesskab formulerede spørgsmål der kunne være rare at få talt om i det kollegiale fællesskab f.eks.
  • Hvornår vil du gerne forstyrres?
  • Hvornår vil du ikke forstyrres?
  • Hvordan holder du struktur?
  • Hvordan gør du din arbejdsdag hjemme rar for dig selv?
• Kollega- gåture (virtuelt sammen på telefon fysisk adskilt) med samtale kort (et par spørgsmål alle kollegaer får).
• Opfordring fra lederen til at gå en tur – slippe arbejdet en ½ -1 time om eftermiddagen og gå ud og få noget luft til hoved.
• Brug jeres Chatfuntkion – i Teams).
• Teamudviklingssamtale internt i teamet om trivsel og videndeling – hvordan fungerer vi godt virtuelt? Hvor vil vi gerne blive bedre virtuelt?
• Virtuelle kaffepauser
• Uddeleger punkter på dagsorden til kollega-par, der ikke normalt arbejder tæt sammen.
• Virtuelle frokoster (telefonen tændt der hvor man spiser – man er ikke nødvendigvis i samtale hele tiden- man ”hænger bare ud” sammen) Det skal mange voksne øve sig i. Børn og unge er vant til denne form for virtuel deltagelse hos hinanden.
• – Virtuelle gåture med kollegaer man ikke normalt mødes med.
• Sætte hinanden i stævne i naturen enten fysisk eller virtuelt. Gå en tur sammen i en skov eller park.
• Selvledelsesmakkere eller trioer – der har til formål at tale med hinanden, sparre med hinanden. (fast dagsorden eller ingen struktur).

Hvilket tema skal være dit første?

Du kan sikkert genkende flere af temaerne ovenfor. Du kan sikkert også se mulighed i flere af temaerne. Jeg vil opfordre til at finde ud af helt konkret finde ud af hvilket tema vil du tage fat i og hvornår?